Bài giảng Kỹ năng chuyên nghiệp cho kỹ sư - Chương 05: Làm việc nhóm

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng chuyên nghiệp cho kỹ sư - Chương 05: Làm việc nhóm

1. Xây dựng nhóm và làm việc nhóm Khái niệm team Tại sao phải hình thành team Lợi ích của team Những vai trò trong team Những giai đoạn phát triển của một team Thế nào là những team hoạt động tốt Kỹ năng giao tiếp trong team Mâu thuẫn trong team và cách khắc phục Khắc phục thờI kỳ trì trệ trong team 1-2 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 2 Làm việc nhóm
2. Khái niệm nhóm “Một team là một nhóm người có kỹ năng bổ túc cho nhau mà cùng tham gia vào một mục đích chung của nhóm.” Một team cần có số lượng thành viên vừa phải, khoảng từ 6 đến 20. 1-4 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 4 Làm việc nhóm
3. Lợi ích của nhóm Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, team còn có một số lợi ích sau đây: Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác nhau Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý tưởng khác nhau mà các thành viên khác có  Học được nhiều cách tiếp cận vấn đề khác nhau. Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ năng làm việc với con người. Thông qua sự làm việc trong nhóm, mỗi thành viên có thể học được:  Cách lắng nghe một cách tích cực và hữu hiệu những thành viên khác  Diễn đạt một cách hữu hiệu  Cung cấp những phản hồi chân thực đến cho các thành viên khác trong nhóm. 1-6 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 6 Làm việc nhóm
4. Những vai trò trong nhóm Trong team có những vai trò (role) như thế nào là tùy thuộc vào từng đề án. Mỗi team có quyền tự do xác định các vai trò, nhưng có hai nguyên tắc quan trọng:  Mỗi người đồng ý với nhau về các vai trò  Mỗi người hài lòng về vai trò của mình 1-8 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 8 Làm việc nhóm
5. Các giai đoạn phát triển của team Team thường phát triển qua 4 giai đoạn:  Giai đoạn hình thành (forming stage)  Đây là giai đoạn “tuần trăng mật” khi các thành viên mới làm quen với nhau.  Giai đoạn bão táp (storming stage)  Các xung đột bắt đầu xuất hiện khi các thành viên bắt đầu làm việc với nhau và biểu lộ những bất đồng trong cách làm việc. Nhưng đây là một giai đoạn then chốt cho team vì thông qua giai đoạn này team sẽ học được cách làm việc với nhau.  Giai đoạn xác lập (norming stage)  Team đi vào giai đoạn mà các nguyên tắc làm việc và ứng xử căn bản của team đã được xác lập và các thành viên đã học được cách làm việc với nhau.  Giai đoạn hiệu quả (performing stage)  Lúc này, nhóm đi vào ổn định như một nhóm làm việc có hiệu quả và hoàn tất tốt hầu hết những công việc được giao. 1-10 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 10 Làm việc nhóm
6. Cuộc họp đầu tiên của nhóm Mục đích của cuộc họp đầu tiên là  Xác lập những nguyên tắc căn bản (ground rules) về cách mà team vận hành  Xác định những mục tiêu của team. Cuộc họp đầu tiên nên có những đề mục sau trong chương trình nghị sự:  Tự giới thiệu  Phát biểu những mục tiêu của đề án 1-12 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 12 Làm việc nhóm
7. Thế nào là những team hoạt động tốt Những team hoạt động tốt thường có chung những dấu hiệu sau đây:  Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệt tình vào công việc chung.  Dấu hiệu này gọi là tính gắn bó (commitment). Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và công sức cho đề án, tham gia vào quá trình ra những quyết định về công việc của nhóm.  Sự tin cậy lẫn nhau. Quan hệ thân thiện, cởi mở Sự giao tiếp là hữu hiệu khi tất cả các thành viên:  Chủ động đóng góp những ý tưởng  Cung cấp những phản hồi một cách xây dựng  Yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ ràng  Cung cấp những cập nhật thường xuyên.  Lắng nghe thành viên khác. 1-14 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 14 Làm việc nhóm
8. Thế nào là những team hoạt động không tốt Thiếu sự tin cậy lẫn nhau  Để giải quyết tình trạng này, nhóm nên nhận thức ra những điểm mạnh/điểm yếu của nhóm và nên dành nhiều thì giờ để làm việc với nhau như là một nhóm. Có thái độ ngại xung đột với nhau  Xung đột có thể là cần thiết để đột phá một vấn đề nào đó. Để đối phó với xung đột một cách hữu hiệu, nhóm cần thảo luận xác lập những qui tắc căn bản về cách mà nhóm sẽ làm việc để khắc phục xung đột. Thiếu gắn bó với mục tiêu chung của team.  Để đối phó với tình trạng này, sau mỗi buổi họp, nhóm cần xem xét lại trách nhiệm của mỗi thành viên và đảm bảo rằng mọi thành viên liên kết với nhau. 1-16 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 16 Làm việc nhóm
9. Những câu hỏi đánh giá team Các thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ không ? Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp không? Các cuộc họp có được tổ chức tốt ? Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc họp không? Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều ? Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt ra không? Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn không ? 1-18 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 18 Làm việc nhóm
10. Lắng nghe và phê bình trao đổi Lắng nghe tích cực  Truyền thông là con đường hai chiều, rất cần thiết cho ta biết chú ý lắng nghe đồng sự của ta khi họ phát biểu. Đừng uốn nắn những phát biểu của người khác thành những gì mà ta sắp sửa phát biểu. Biết đặt câu hỏi  Khi ta lắng nghe điều gì mà ta không rõ, thì nên hỏi lại để cho điều đó được giải thích một cách rõ ràng đối với tất cả mọi người trong nhóm. 1-20 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 20 Làm việc nhóm
11. Lắng nghe và phê bình trao đổi Biết tán gẫu một chút.  Một cuộc họp không phải lúc nào cũng phải mang không khí công việc. Người trưởng nhóm nên tán gẫu đôi chút với các thành viên để giúp giải tỏa sự căng thẳng do những bất đồng sẽ có thể xảy ra sau đó. 1-22 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 22 Làm việc nhóm
12. Kỹ năng giao lưu trực tuyến Ta có thể phải giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm thông qua email hay bảng thông báo (bulletin board). Email hay bảng thông báo là những cách rất hữu hiệu để lấy thông tin từ những thành viên ít nói, không thích trao đổi trực tiếp. Khi dùng những phương tiện như vậy để truyền thông, ta nên cẩn thận, sao cho thông điệp của ta rõ ràng, không bị hiểu nhầm. 1-24 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 24 Làm việc nhóm
13. Thảo luận Trong hoạt động của nhóm luôn có thể xảy ra các xung đột!!! Làm cách nào để giải quyết ổn thỏa các xung đột đó? Chủ đề thảo luận: • Xác định các xung đột có thể • Các biện pháp nào để giải quyết các xung đột đó? Công tác Kỹ sư – 2008 Page 26 Làm việc nhóm
14. Các biện pháp giải quyết xungđột Xác lập một số nguyên tắc căn bản.  Xung đột được xử lý một cách thẳng thắn, cởi mở, không che giấu.  Không tìm những cách dễ dàng để giải tỏa xung đột.  Tránh để cho xung đột trở thành mâu thuẫn cá nhân. Bám sát vào sự kiện Tìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung đột  Nên có thời gian và nơi chốn để mọi người họp lại theo định kỳ, cùng nói hết ra những gì làm cho họ bực bội.  Ngoài ra, nên tổ chức những sinh hoạt mà tách mọi người ra khỏi môi trường công việc và cùng có những khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với nhau. 1-28 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 28 Làm việc nhóm
15. Các biện pháp giải quyết xung đột Tránh những phản ứng kiểu trả đũa  Khi một thành viên có một ứng xử nóng nảy trong cuộc họp, trưởng nhóm không nên phản ứng lại ngay hành vi này, mà nên chuyển cuộc họp sang chủ đề khác và nhẹ nhàng yêu cầu người đó bình tĩnh trở lại. Tìm kiếm những thông điệp căn bản  Khi một thành viên có một ứng xử đáng trách, người trưởng nhóm nên tìm hiểu kỹ vì có khả năng sự kiện đó cho thấy có những vấn đề sâu xa nào đó đang nảy sinh ra trong nội bộ nhóm. Dùng nhóm để hàn gắn nhóm  Thường thì những giải pháp từ bên trên không tốt bằng những giải pháp do chính thành viên trong nhóm nghĩ ra. Hãy để cho nhóm tự giải quyết những vấn đề của chính nó. Cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài  Người trưởng nhóm phải biết cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài của nhóm. 1-30 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 30 Làm việc nhóm
16. Khắc phục thời kỳ trì trệ của team Thiết lập một hệ thống hỗ trợ cho team  Các cấp quản lý trong tổ chức phải xác lập một hệ thống hỗ trợ cho team: thừa nhận và tôn vinh những nỗ lực của nhóm, ban thưởng những thành tích của nhóm, xác lập những nguyên tắc cơ bản cho hoạt động của nhóm, tuyên bố giải thể nhóm khi nhiệm vụ của nhóm đã hoàn tất, v.v Tôn vinh những tiến bộ của nhóm  Các cấp quản lý cần lưu ý tôn vinh những thành tựu của nhóm, theo định kỳ tham dự những cuộc họp của nhóm để bày tỏ sự ủng hộ của lãnh đạo đối với nhóm. Huấn luyện cho các thành viên những kỹ năng mới 1-32 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 32 Làm việc nhóm
17. Khắc phục thời kỳ trì trệ của team Thù lao đúng mức cho team về những công tác mà họ đảm nhiệm thêm Tiếp tục cung cấp đầy đủ thông tin cho nhóm công tác  Khi mới thành lập, team thường được tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện đề án. Sau một thời gian, tổ chức thường trở nên lơ là trong việc cung cấp thông tin này, làm cho nhóm thiếu những thông tin mới nhất. Đưa thêm nhân sự mới vào nhóm  Việc đưa thêm giòng máu mới từ bên ngoài vào nhóm sẽ làm nhóm trở nên có sức sống hơn. 1-34 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 34 Làm việc nhóm