Bài giảng Kỹ năng chuyên nghiệp cho kỹ sư - Chương 06: Tổ chức cuộc họp

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng chuyên nghiệp cho kỹ sư - Chương 06: Tổ chức cuộc họp

1. Nội dung ➨ Những hình thức hội họp căn bản ➨ Chuẩn bị cuộc họp ➨ Vai trò của người chủ trì cuộc họp ➨ Ghi biên bản cuộc họp ➨ Những việc phải làm sau cuộc họp ➨ Cuộc họp động não 1-2 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 2 Tổ chức cuộc họp
2. Những hình thức hội họp căn bản ➨ Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) Họp để phổ biến phổ biến thông tin. Thí dụ, đối với một đề án, ta cần cuộc họp để cho mọi người trong nhóm đề án biết được diễn tiến mới nhất của đề án. ➨ Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting) Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặt biệt nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành viên phải có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề. 1-4 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 4 Tổ chức cuộc họp
3. Chuẩn bị cuộc họp ➨ Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công/thất bại của một buổi họp. ➨ Trước tiên phải xác định mục tiêu của cuộc họp là gì? ➨ Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nó. 1-6 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 6 Tổ chức cuộc họp
4. Xác định chương trình nghị sự ➨ Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và agenda. Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ. Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 -15 phút break. ➨ Agenda cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề mục nóng vì như vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài. ➨ Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ra trước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để ra sau. 1-8 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 8 Tổ chức cuộc họp
5. Xác định thành phần tham dự ➨ Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường thì dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp. ➨ Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây: - Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan. - Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho cuộc họp. - Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong cuộc họp - Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp. 1-10 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 10 Tổ chức cuộc họp
6. Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất ➨ Xác định ngày họp: Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp. ➨ Xác định giờ họp: Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều. ➨ Xác định địa điểm: Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự . Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp. 1-12 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 12 Tổ chức cuộc họp
7. Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất ➨ Việc đặt để các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng thông tin nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm 11%. Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng hơn và nhận được cả những thông tin phức tạp. ➨ Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh phải đủ lớn để có thể nghe, dù ngồi ở cuối phòng họp. ➨ Cần phải có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghe nhìn trong suốt cuộc họp. Tuyệt đối tránh những trục trặc kỹ thuật. 1-14 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 14 Tổ chức cuộc họp
8. Vai trò của người chủ trì cuộc họp Những chức năng phải đảm nhiệm ♦ Người tạo thuận lợi (facilitator) cho sự đề xuất ý kiến của mọi thành viên: Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp. ♦ Người điều khiển (controller) cuộc họp đi đúng hướng: Người chủ trì phải bám sát agenda của cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp tiến triển thuận lợi, hướng đến những mục tiêu đặt ra. 1-16 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 16 Tổ chức cuộc họp
9. Những kỹ thuật của người chủ trì cuộc họp ➨ Trình bày lại (restate) Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đã hiểu mình. Sự trình bày lại làm cho mọi người nhận thức các điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ khách quan của người chủ trì. ➨ Tổng hợp (summarize) Là một tóm lược các dữ kiện chính yếu do tập thể phát biểu. Nó cho phép mọi người nhận thức được lập trường của mình trong quá trình làm việc, kiểm tra những gì đã đạt được hay chưa đạt được. ➨ Đặt câu hỏi Việc đặt câu hỏi cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận. 1-18 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 18 Tổ chức cuộc họp
10. Những lời khuyên người chủ trì cuộc họp ➨ Quan sát sắc mặt, điệu bộ để biết những bất đồng, những mâu thuẫn để có những hành động cần thiết. ➨ Hãy để một người đang nói hoàn tất phát biểu của anh ta. ➨ Nếu có người phát biểu lan man lạc đề, nên tìm cách nhắc nhở để người đó quay về với đề mục đang thảo luận. ➨ Tránh hối thúc mọi người đi vội đến quyết định nếu mục đích của cuộc họp là để thảo luận và gắn kết mọi người lại với nhau. 1-20 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 20 Tổ chức cuộc họp
11. Ghi biên bản cuộc họp ➨ Có một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp. ➨ Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và những kết quả cuả cuộc họp. Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sáng tỏ những điều mơ hồ. ➨ Một cuộc họp không biên bản thì những quyết định và kết quả cuả cuộc họp sẽ bị quên lãng và những công sức tổ chức cuộc họp trở thành uổng phí. 1-22 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 22 Tổ chức cuộc họp
12. Ghi biên bản cuộc họp ➨ Biên bản cuộc họp nên có những phần sau đây: - Ngày giờ và địa điểm cuộc họp - Những người có mặt, vắng mặt - Những chủ đề được thảo luận - Những quyết định của cuộc họp - Những bước hành động sắp tới ➨ Cuối buổi họp, người chủ trì cuộc họp phải phát biểu tổng kết lại những điểm chính của cuộc họp trước khi giải tán cuộc họp. 1-24 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 24 Tổ chức cuộc họp
13. Những yếu tố tâm lý Có ba loại vai trò khác nhau trong các cuộc họp. ➨ Những vai trò chú trọng đến công việc: những người muốn tạo thuận lợi cho công việc của tập thể bằng cách đưa ra các ý kiến, cung cấp các thông tin, lập các bảng biểu ➨ Những vai trò duy trì sự gắn bó của tập thể: những người có khả năng làm giảm nhẹ những xung đột trong tập thể, tạo nên sự thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến của mọi người. 1-26 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 26 Tổ chức cuộc họp
14. Thảo luận trên lớp Trình bày các khó khăn gặp phải trong quá trình tổ chức cuộc họp Công tác Kỹ sư – 2008 Page 28 Tổ chức cuộc họp
15. Cuộc họp động não ➨ Động não (brainstorming) là một kỹ thuật giải quyết vấn đề, xây dựng nhóm công tác (team) và đưa ra những ý tưởng sáng tạo. ➨ Động não với một nhóm người là một kỹ thuật khá hữu hiệu. ➨ Động não thúc đẩy các team phát triển vì kỹ thuật này gắn kết các thành viên của team vào trong những vấn đề quản lý lớn hơn và làm cho các thành viên làm việc gắn bó với nhau. 1-30 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 30 Tổ chức cuộc họp
16. Trình tự của cuộc họp động não 1. Xác định và nhất trí về mục tiêu 2. Đưa ra những ý tưởng, đề nghị 3. Xếp loại, phối hợp và tinh chế những ý tưởng 4. Phân tích đánh giá những tác dụng 5. Đặt thứ tự ưu tiên cho những khả năng lựa chọn 6. Thoả thuận về hành động và thời gian thực hiện 7. Theo dõi việc thực thi những quyết định 1-32 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 32 Tổ chức cuộc họp
17. Quản lý cuộc họp động não ➨ Cuộc họp động não tạo điều kiện cho mọi người đề xuất ý tưởng một cách ngẫu hứng. ➨ Công việc của người chủ trì là khuyến khích mọi người tham gia đóng góp mà không chối bỏ bất cứ ý kiến nào dù cho ý kiến đó có thể lạ lùng, bay bổng như thế nào. (Những ý tưởng tốt nhất thường là những ý tưởng mà lúc ban đầu có vẻ lạ lùng nhất). 1-34 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 34 Tổ chức cuộc họp
18. Quản lý việc thực thi những quyết định của cuộc họp động não ➨ Bước này đồng ý với nhau về những việc làm sắp tới là gì. Thoả thuận về thời hạn và ai chịu trách nhiệm làm việc gì. ➨ Sau cuộc họp động não, lưu hành văn bản ghi chép, theo dõi và lắng nghe các phản hồi. ➨ Cần thiết phải tạo ra một kết quả tích cực để mọi người cảm thấy nỗ lực và sự đóng góp của mọi người là đáng công. ➨ Khi mọi người thấy rằng những cố gắng của họ đưa lại những hành động và chuyển biến tích cực, họ sẽ hăng hái và muốn đóng góp hơn nữa trong thời gian tới. 1-36 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 36 Tổ chức cuộc họp