Giáo trình Phục vụ khách lưu trú

Nội dung text: Giáo trình Phục vụ khách lưu trú

1. + Nếu khách đã nhận buồng rồi thì có thể là do l i của nhân viên lễ tân quên không làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách trên máy vi tính. + Nếu khách thực sự chưa nhận buồng khách sạn thì kiểm toán viên đêm xem lại chi tiết hợp đồng đặt buồng. + Nếu hợp đồng đặt buồng không có đảm bảo thì phải huỷ đặt buồng này đi. + Nếu khách có hợp đồng đặt buồng đảm bảo, tức là khách sạn phải giữ buồng chắc chắn cho khách, thì để nguyên tình trạng buồng đó trên hệ thống. Khi nhân viên kiểm toán đêm làm lệnh cắt ngày (Do cut off), những buồng này sẽ được lưu vào phần khách không đến cũng không báo hủy (No Show). hi đó kế toán khách sạn sẽ có nhiệm vụ tính tiền phạt vào tài khoản của khách theo đúng hợp đồng. - Tình trạng buồng “Sleep and skip”: Sleep là tình trạng Bộ phận buồng đặt trên hệ thống máy vi tính báo là khách vẫn đang sử dụng buồng mà nhân viên lễ tân lại đăng xuất khách ra khỏi hệ thống rồi. Còn Skip (khách đi mà không thông báo/không thanh toán) là trường hợp Bộ phận buồng đặt tình trạng khách đã trả buồng rồi nhưng lễ tân chưa làm lệnh đăng xuất cho buồng khách đó trên máy tính. Những tình huống này đôi khi vẫn xảy ra, có thể là do Bộ phận buồng cập nhật sai thông tin hoặc có thể là do nhân viên lễ tân làm tủ tục thanh toán và trả buồng nhầm khách hoặc quên chưa đăng xuất buồng khách đó trên máy. Trong trường hợp này ta kiểm tra lại thông tin để đưa tình trạng buồng về tình trạng thống nhất ( Sleep/ Skip = 0). Mở “Tình trạng buồng” (Hotel status), vào “skip/sleep” trong mục “Discrepancy”, ấn trực tiếp vào ô có số. Tiếp theo, mở phần “Bộ phận Buồng” (Housekeeping) để đưa về tình trạng đúng bằng cách ấn vào chữ O (Buồng có khách - Occupied) hoặc V (Buồng trống - Vacant). - Nếu trong báo cáo của bộ phận Buồng cho thấy một buồng trống, nhưng báo cáo của bộ phận Lễ tân lại để buồng đó ở chế độ có khách đang ở, kiểm toán viên phải kiểm tra hồ sơ khách của buồng đó, tìm hóa đơn sử dụng dịch vụ và phiếu 199
2. hóa đơn dịch vụ này vào đúng hồ sơ (file) của buồng đó. Trước khi ký nhận, nhân viên lễ tân phải kiểm tra lại trên máy tính xem thu ngân của bộ phận đó đã chắc chắn cập nhật vào máy chưa. Nhân viên lễ tân giữ lại liên hồng và liên xanh của hóa đơn dịch vụ để lưu vào hồ sơ (file) của khách. Liên trắng của hóa đơn dịch vụ trả lại cho thu ngân bộ phận đó giữ lại. Sau đó liên xanh của hóa đơn dịch vụ sẽ được chuyển cho kế toán cùng với hóa đơn giá trị gia tăng sau khi khách thanh toán trả buồng. Các hóa đơn dịch vụ có chữ ký của khách khi khách sử dụng dịch vụ cũng là bằng chứng nếu khách không nhớ khi làm thủ tục thanh toán. Tương tự, các hóa đơn dịch vụ của bộ phận buồng cũng sẽ được gửi xuống quầy lễ tân hàng ngày. Hóa đơn dịch vụ này có thể được tính cho những gì khách sử dụng ở trong buồng khách như bánh, chocolate, đồ uống trong mini bar, hoặc là hóa đơn thanh toán tiền giặt là của khách. Trong trường hợp nhân viên thu ngân của bộ phận nào cập nhật nhầm lẫn một khoản nào đó thì ngay lập tức phải thực hiện việc sửa sai (Edit/Void) trên máy tính tại bộ phận đó. Một trong những chức năng chính của kiểm toán đêm là để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch liên quan đến tài khoản khách và tài khoản không phải của khách được cập nhật chính xác và cân đối với các số liệu ghi trên hóa đơn trước khi kết thúc một ngày hoạt động kinh doanh của khách sạn. Các chi phí của khách bị cập nhật sai ngày tháng sẽ khiến cho khách hiểu lầm và cản trở việc đối chiếu, kiểm tra chéo của thu ngân và kiểm toán. Những sai sót trong việc nhập chi phí vào tài khoản khách sẽ dẫn đến sự thất thoát doanh thu và lợi nhuận của khách sạn, đồng thời khiến công việc thanh toán cho khách khi trả buồng bị chậm trễ. Mặc dù trên lý thuyết, các chi phí phải được thu ngân cập nhật đầy đủ vào đúng tài khoản thích hợp ngay sau khi các hóa đơn được được gửi đến quầy lễ tân (vì nhân viên lễ tân bắt buộc phải kiểm tra các tài khoản khách trong máy vi tính trước khi ký nhận các hóa đơn dịch vụ), nhưng kiểm toán viên đêm vẫn phải kiểm tra để xác nhận rằng tất cả các hóa đơn này đã chắc chắn được cập nhật. Việc 201
3. sót. Kiểm toán viên đêm cần đánh giá đúng tầm quan trọng của công việc này để lưu ý hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc, giúp khách sạn thu đủ doanh thu và tối đa hóa mức độ hài lòng của khách. 6.4.3. Cân đối các tài khoản. Nhân viên kiểm toán đêm phải lập ra một báo cáo chi tiết về tất cả các tài khoản khách. Bản báo cáo hàng ngày này thể hiện cụ thể những tài khoản của khách đã có hoạt động giao dịch vào ngày hôm đó. Đối với các tài khoản không phải của khách, kiểm toán đêm cũng phải lập riêng một bản báo cáo bổ sung để ghi lại các hoạt động giao dịch trong ngày. Bản báo cáo hàng ngày và báo cáo bổ sung chỉ đơn giản là các báo cáo được lập ra nhằm phát hiện các sai phạm và l i trong quá trình cập nhật chi phí vào tài khoản khách hàng. Các báo cáo này tạo thuận lợi cho kiểm toán đêm bằng cách chỉ ra các con số không cân đối và không khớp với nhau. Hiện tượng không thống nhất xảy ra giữa các tài khoản sẽ giúp kiểm toán ban đêm phát hiện và sửa l i mà không cần phải xem xét tất cả các giao dịch xảy ra vào ngày hôm đó. Việc phát hiện ra nhiều l i và sai sót trong quá trình kiểm toán khiến cho công việc của kiểm toán viên đêm trở nên phức tạp và mất thêm nhiều thời gian. Để công việc tiến hành hiệu quả, trước hết kiểm toán viên phải đối chiếu tất cả các số dư trong báo cáo của từng bộ phận. Tìm ra báo cáo nào có số dư tài khoản không cân đối. Sau đó rà soát và tìm kiếm l i sai trong từng tài khoản được đăng nhập của báo cáo đó. Kiểm toán viên đêm phải cân đối doanh thu của từng bộ phận khác nhau trong khách sạn dựa vào việc sử dụng các chứng từ gốc thu thập từ những bộ phận này. Kiểm toán viên đêm tìm cách cân bằng tất cả các tài khoản ở bộ phận lễ tân với thông tin giao dịch của từng bộ phận. Các chứng từ, hóa đơn thu thập được ở quầy lễ tân sẽ được tổng hợp lại cộng thành tổng, sau đó đem so sánh với bản tổng hợp doanh thu chính của cả khách sạn. Ngay cả một khách sạn trang bị hệ thống 203
4. bản báo cáo về giá buồng và thuế rồi gửi cho giám đốc bộ phận lễ tân kiểm tra và đánh giá. Ngoài ra, kiểm toán viên đêm còn phải hoàn thành báo cáo doanh thu buồng. Báo cáo này được xem như một phương tiện để phân tích doanh thu buồng vì nó cho thấy giá buồng chuẩn trên m i buồng và giá buồng thực tế đã bán. Nếu giá chuẩn và giá thực tế của một buồng không khớp nhau, kiểm toán viên đêm phải xem xét một số yếu tố sau: - Nếu buồng đó được bán cho khách đoàn hay khách công ty thì kiểm tra xem mức giá theo hợp đồng có khớp với giá bán thực tế hay không. M i đối tượng khách hàng sẽ được khách sạn áp dụng một chính sách giá khác nhau. Nhân viên kiểm toán đêm phải là người nắm chắc những chính sách giá này để đảm bảo việc xác minh các mức giá hoàn toàn chính xác. - Nếu chỉ có một khách ở buồng đó và giá buồng thực tế xấp xỉ bằng một nửa mức giá chuẩn, kiểm toán viên phải kiểm tra lại đặt buồng của khách xem có phải buồng đó được đặt cho hai khách nhưng mới chỉ có một khách đến đăng ký khách sạn hay không, Đồng thời phải kiểm tra xem vị khách thứ hai đã đến đăng ký khách sạn chưa. - Nếu buồng đó được miễn phí, kiểm toán viên đêm phải kiểm tra xem có chứng từ hay phiếu miễn phí “Complimentary Room Request” của cấp quản lý có thẩm quyền hay không. Ở hầu hết các khách sạn, chỉ có Giám đốc khách sạn mới có thẩm quyền cho phép miễn phí buồng khách. Nhân viên đặt buồng phải đặt các buồng miễn phí dưới tình trạng là HU (House use) hoặc Com (Complementary) và không ghi giá buồng. Nếu không, sau khi kiểm toán đêm chạy lệnh “Cắt ngày” (Cut off) trên hệ thống phần mềm quản lý, máy tính sẽ tự động tính tiền buồng cho khách. Sau khi kiểm tra xong giá của từng buồng, kiểm toán đêm sẽ dùng lệnh “Tự động 205
5. khoản khách. Vào cuối m i ngày, kiểm toán viên phải xác định những tài khoản khách và tài khoản không phải của khách đã chạm đến hoặc vượt quá hạn mức tín dụng cho phép (theo qui định của khách sạn). Trong trường hợp các khoản nợ của khách đã vượt quá giới hạn cho phép, kiểm toán viên đêm phải làm báo cáo trình giám đốc bộ phận lễ tân để có biện pháp xử lý thích hợp. Thông thường, vào ca sáng hôm sau, nhân viên thu ngân sẽ gọi điện hoặc gửi thư cho khách kèm theo hóa đơn tổng hợp chi tiết (còn gọi là hóa đơn nháp – draft folio/draft bill) yêu cầu khách thanh toán toàn bộ số tiền hoặc một phần tiền trong tài khoản nợ. Với những khách cung cấp thông tin chi tiết thẻ, nhân viên lễ tân gọi cho trung tâm thẻ để xin cấp phép cho các khoản thanh toán vượt quá hạn mức tín dụng. Sau đó cập nhật hạn mức tín dụng mới vào hệ thống phần mềm máy tính của khách sạn và ghi chú vào phiếu đăng kí khách sạn mã số gia hạn mới. Nếu không liên lạc được với khách, nhân viên lễ tân để lại tin nhắn và thực hiện tiếp công việc tiếp theo. Nếu gặp rắc rối trong việc thu nợ phát sinh hoặc việc gia hạn hạn mức tín dụng mới bị từ chối, nhân viên lễ tân lập tức thông báo với kế toán trưởng. Nếu khách thanh toán bằng tài khoản của công ty, khách sạn sẽ gửi thông báo về chi phí của khách về công ty và yêu cầu phía công ty thanh toán theo đúng qui định trong hợp đồng. Một số khách sạn cho phép khách xin gia hạn nợ, tuỳ thuộc vào đối tượng khách. Việc gia hạn nợ này do trưởng bộ phận kế toán hoặc ban giám đốc quyết định. Đối tượng nợ của khách sạn có thể là: - Hầu hết khách đang lưu trú trong khách sạn là đối tượng nợ của khách sạn cho đến khi tài khoản của khách được thanh toán. - Những khách đã lưu trú trong khách sạn và rời khỏi khách sạn mà không thanh toán. - Các cá nhân, công ty và đại lý du lịch có hợp đồng trước với khách sạn. Nhân viên kiểm toán đêm sẽ hoàn tất và in ra các hóa đơn tổng hợp chi phí của khách. Đối với những đối tượng khách có hợp đồng do công ty hay đại lý du 207
6. Hóa đơn chi phí tiền buồng tính cho đối tượng khách “No show” phải được xử lý hết sức cẩn thận. Nhân viên lễ tân không ghi chép việc hủy đặt buồng chi tiết và đầy đủ sẽ dẫn đến việc lập hoá đơn chi phí tiền buồng của khách hàng không chính xác. Thực hiện thanh toán không chính xác có thể khiến công ty thẻ tín dụng đánh giá lại các thỏa thuận pháp lý và mối quan hệ với khách sạn. Thanh toán không chính xác còn dẫn khách sạn đến nguy cơ mất cơ hội kinh doanh với khách hàng trong tương lai. Vì vậy, tất cả các nhân viên lễ tân phải tuân thủ các thủ tục lập hóa đơn chi phí và thanh toán khi xử lý việc hủy hoặc sửa đổi đặt phòng. Nhân viên kiểm toán đêm lập danh sách những khách không đến cũng không báo hủy. Danh sách này sẽ được chuyển cho nhân viên đặt phòng hoặc phòng Bán hàng (sales) để liên lạc và xác nhận lại thông tin với khách. Có thể ngày hôm sau khách mới đến khách sạn do khách đến muộn thêm một ngày mà không kịp thông báo. Chú ý: Tất cả những buồng còn nằm trong tình trạng “ hách dự kiến đến/ Expected Arrival” mà được đặt phòng đảm bảo sẽ tự động chuyển sang tình trạng “No show” ngay sau khi kiểm toán đêm làm lệnh “Do cut off”. 6.4.7. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách trả buồng ngày hôm sau. Thực hiện chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách rất cần thiết và quan trọng đối với công việc thanh toán. Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách càng chính xác, đầy đủ bao nhiêu thì tốc độ và hiệu quả của quá trình thanh toán càng cao bấy nhiêu. Hơn nữa, điều này còn giúp cho nhân viên thu ngân chủ động thanh toán nhanh, chính xác, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách và góp phần thu đủ doanh thu cho khách sạn. Một số khách sạn yêu cầu nhân viên lễ tân hay thu ngân ca chiều làm công việc chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách trả buồng ngày hôm sau. Một số khách sạn lại yêu cầu nhân viên kiểm toán đêm thực hiện công việc này. 6.4.7.1. Các tài liệu và chứng từ của một hồ sơ thanh toán. 209
7. - Để tạo điều kiện thuận lợi cho những khách hàng sử dụng thẻ tín dụng hay séc du lịch, khách sạn thường có chính sách cho khách vay một khoản tiền (tiền mặt) để chi trả cho những dịch vụ ở bên ngoài khách sạn như taxi, mua sắm đồ lưu niệm, vv. Giới hạn số tiền cho vay được quy định tùy theo từng khách sạn và được lấy ra từ quỹ giao dịch của bộ phận lễ tân. Khi chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách, kiểm toán đêm phải kiểm tra xem khách có phiếu vay tiền của khách sạn hay không và đối chiếu với số liệu ghi trong hóa đơn tổng hợp chi phí của khách. Bước 2. Đối chiếu hóa đơn, chứng từ. - Kiểm toán đêm đối chiếu lại toàn bộ hóa đơn dịch vụ và chứng từ trong hồ sơ thanh toán của từng buồng với các số liệu ghi trong hóa đơn tổng hợp chi phí khách của buồng đó. Sắp xếp các chứng từ, hóa đơn theo thứ tự thời gian trong hồ sơ thanh toán. - Ghi chú vào một mảnh giấy những thông tin cần lưu ý cho thu ngân ca sáng làm thủ tục thanh toán cho khách, như: khoản tiền khách đặt cọc, đã thanh toán trước, tiền khách tạm ứng. Đính mảnh giấy này ra bên ngoài túi (file) hồ sơ thanh toán của khách. File này được ghi theo số buồng khách. Bước 3. In hóa đơn nháp (draft bill/folio). - In trước hóa đơn tổng hợp chi phí của khách từ máy vi tính. - Một số khách sạn còn yêu cầu kiểm toán đêm in hóa đơn tổng hợp chi phí của khách trước 9 giờ tối và gửi ngay lên buồng cho khách để khách có thời gian kiểm tra chi tiết và chuẩn bị thanh toán. Bước 4. Viết/In trước hóa đơn giá trị gia tăng. - Một số khách được công ty hay hãng lữ hành chấp thuận thanh toán tiền buồng (và tiền ăn). Một số khách lại có yêu cầu lấy hóa đơn giá trị gia tăng cho khoản tiền buồng (và tiền ăn) để mang về công ty thanh toán. Đến thời điểm kiểm toán đêm làm việc, các chi phí này sẽ không phát 211
8. - Kiểm tra kỹ các chi tiết về hình thức thanh toán, trách nhiệm thanh toán và các dịch vụ phía công ty/hãng lữ hành cam kết sẽ thanh toán cho đoàn khách trong hợp đồng đặt buồng hoặc thư xác nhận đặt buồng với khách sạn. Đối chiếu các thông tin này với tài khoản chung của đoàn khách. - Đối với các đặt buồng của đoàn khách, khách sạn thường yêu cầu phía công ty và hãng lữ hành phải đặt cọc hoặc thanh toán trước một phần chi phí. Vì vậy, kiểm toán đêm phải xem xét kỹ chi tiết phiếu đặt cọc hoặc biên nhận thanh toán trước của đoàn khách để đảm bảo số dư tài khoản của đoàn khách chính xác. Bước 2. Đối chiếu hóa đơn, chứng từ. - Kiểm tra và đối chiếu số liệu trong các hóa đơn dịch vụ mà đoàn khách sử dụng chung (chủ yếu là tiền buồng, tiền ăn ở nhà hàng, tiền thuê phương tiện đi lại, tiền tổ chức tour du lịch, tiền thuê phòng họp) với tài khoản chung của đoàn khách. Các hóa đơn dịch vụ này do trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên ký tên. Bước 3. In hóa đơn. - Kiểm toán đêm in hóa đơn tổng hợp chi phí chung của đoàn khách (Group Folio). Một số khách sạn yêu cầu in hóa đơn tổng hợp nháp và gửi cho trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên kiểm tra trước khi in bản hóa đơn chính thức để tránh sai sót khi viết hóa đơn giá trị gia tăng. - Viết/in hóa đơn giá trị gia tăng. Bước 4. Sao kê và sắp xếp hồ sơ thanh toán của đoàn khách. - Sắp xếp các hóa đơn dịch vụ và chứng từ theo thứ tự ngày tháng để thuận lợi cho việc tìm kiếm. - Sao kê đầy đủ các chứng từ, hợp đồng/thư xác nhận đặt buồng liên quan đến trách nhiệm thanh toán chi phí chung cho đoàn khách của công ty hay hãng lữ hành. Chuẩn bị bản sao của các hóa đơn dịch vụ, hóa đơn tổng hợp chi phí và đầy đủ các liên của hóa đơn giá trị gia tăng để làm cơ sở 213
9. của khách và số dư quỹ tiền cho khách vay có chính xác và đầy đủ hay không sẽ phụ thuộc vào quy trình kiểm toán hiệu quả. Hình 41: Niêm phong ti n m t vào phong bì 6.4.9. Khóa sổ thông tin trong ngày và sao lưu hệ thống (Clear and back-up the system). Trong những khách sạn thủ công và bán tự động, sau khi hoàn tất công việc, kiểm toán đêm phải khóa sổ thông tin trong ngày. Đối với hệ thống kế toán thủ công, tổng số dư (total balance) được khóa rất đơn giản bằng cách chuyển số dư cuối ngày (số dư cuối kỳ) trong báo cáo kiểm toán đêm hôm nay sang thành số dư mang sang (số dư đầu kỳ) trong báo cáo của ngày hôm sau. Ở các khách sạn có hệ thống kế toán bán tự động, tổng số dư trong máy tính phải được yết lại bằng không (zero balance). Kiểm toán đêm phải kiểm soát chức năng này để giảm thiểu tối đa khả năng gian lận. Ngày nay, hệ thống máy tính có khả năng thay thế hoàn toàn chức năng của hàng loạt các loại biểu mẫu, giấy tờ và thủ tục hành chính truyền thống, cho nên 215
10. Các thông tin của bộ phận lễ tân trong hệ thống máy tính cũng nên được sao chép và lưu giữ (sao lưu) vào đĩa từ hay ổ cứng ngoài, tùy thuộc vào cấu hình hệ thống. Kiểm toán đêm phải thực hiện thao tác sao lưu sau m i đêm kiểm toán và lưu trữ dữ liệu ở nơi an toàn. Nhiều hệ thống máy tính có hai chương trình sao lưu dự phòng. Một chương trình sao lưu hàng ngày, đơn giản là tạo ra một bản sao của tập tin trên đĩa từ hay ổ cứng ngoài. Chương trình sao lưu thứ hai được thực hiện một lần hoặc hai lần một tuần. Chương trình này không chỉ sao lưu các thông tin hàng ngày mà còn có chức năng xóa bỏ những thông tin về các tài khoản và giao dịch không còn có giá trị. Ví dụ, tài khoản của những khách đã trả buồng và thanh toán từ ba ngày trước và không còn hoạt động giao dịch trong khoảng thời gian đó sẽ bị xóa khỏi bộ nhớ máy tính. Chức năng này giúp làm giảm khối lượng thông tin lưu trữ cần thiết khi tiến hành sao lưu dự phòng. Nếu sau này cần tìm kiếm tài khoản của bất kỳ khách nào, ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy tài khoản đó trên các báo cáo được in ra trước đây hoặc ở chương trình sao lưu hàng ngày. 6.4.10. In các loại báo cáo và đăng xuất khỏi hệ thống PMS. Sau khi hoàn tất các phần việc kể trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện lệnh đóng ngày. Máy tính sẽ thực hiện đóng ngày khi ta dùng lệnh “Do cut off”. Sau khoảng 10 giây, máy tính sẽ chạy xong lệnh và khi đó, ngày trên máy sẽ chuyển sang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch của khách sẽ không được ghi chính xác về thời gian. Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 giờ. Nếu công việc kiểm toán đêm chưa hoàn thành thì có thể tiến hành lệnh cắt ngày muộn hơn một chút. Khi lệnh đóng ngày hoàn tất, kiểm toán đêm sẽ thực hiện việc in các báo cáo và danh sách cần thiết. Các báo cáo và danh sách được in ra bao gồm: - Báo cáo doanh thu chi tiết và tổng hợp của các bộ phận - Báo cáo doanh thu tổng hợp. - Báo cáo hoạt động hàng ngày. 217
11. được xem là kết quả quan trọng nhất trong công tác kiểm toán đêm ở bộ phận lễ tân. Báo cáo hoạt động hàng ngày có nhiều loại khác nhau và được thiết kế theo mẫu riêng biệt của từng khách sạn. Thông tin yêu cầu báo cáo cũng có thể khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu và mục đích sử dụng. Báo cáo hoạt động hàng ngày chứa đựng các số liệu thống kê trong một ngày hoạt động và là cơ sở để thống kê các số liệu cho một thời kỳ nhất định như theo tuần, tháng, quý và năm Nội dung báo cáo bao gồm: + Doanh thu của từng bộ phận, từng khu vực dịch vụ trong khách sạn, như doanh thu từ tiền bán buồng, thức ăn, đồ uống, minibar, giặt ủi, điện thoại, cho thuê phòng họp, + Các số liệu thống kê hoạt động kinh doanh, các giao dịch tiền mặt liên quan đến bộ phận lễ tân. 6.4.10.2. Phân phối các báo cáo Do tính chất nhạy cảm và bảo mật thông tin của bộ phận lễ tân, kiểm toán viên đêm phải kịp thời cung cấp các báo cáo thích hợp cho các cá nhân có thẩm quyền. Chuyển các báo cáo kiểm toán đêm là bước cuối cùng trong quy trình hoạt động của nhân viên kiểm toán đêm. Điều này vô cùng quan trọng vì nó giúp cho bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả. Mọi bộ phận trong khách sạn cần phải nhận được một bản sao của báo cáo để bắt đầu một ngày làm việc mới. Nếu tất cả các báo cáo kiểm toán đêm được hoàn thành một cách chính xác và đúng thời gian, ban lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định mang tầm quản lý và chiến lược kịp thời và hiệu quả. 6.5. Các công việc khác của nhân viên kiểm toán đêm. Ngoài tất cả những công việc phải làm trong ca như chức năng của một nhân viên kế toán như đã miêu tả chi tiết ở các phần trên, kiểm toán đêm còn phải làm một số nhiệm vụ khác như một nhân viên lễ tân trực ca đêm. 219
12. Chính vì phải thực hiện một loạt các nhiệm vụ, nên nhân viên kiểm toán đêm có trách nhiệm bàn giao rõ ràng, cụ thể tất cả hoạt động giao dịch của ca đêm với nhân viên lễ tân ca sáng để đảm bảo khách sạn cung cấp cho khách một dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn hảo. 221